Eine GmbH Gründung ist auch online möglich. Die Einführung der sog. „Onlineverfahren“ basiert u.a. auf der Digitalisierungsrichtlinie (Verordnung (EU) 2018/1724 des Europäischen Parlaments). Grundlage für die notariellen Onlineverfahren sind zudem die geänderten Vorschriften des GmbHG, des Beurkundungsgesetzes und der Bundesnotarordnung. Danach kann eine GmbH entweder vollständig oder teilweise auf elektronischem Wege durchgeführt werden, wobei es folgende Gestaltungsvarianten gibt:
- vollständige Online- Beurkundung,
- Kombination von Präsenz- und Online Beurkundung (sogenannte Mischbeurkundung).
Mit diesen Varianten ist es möglich, auch bei örtlicher erheblicher Distanz der Beteiligten einen gemeinsamen Termin zu finden und Zeit und Reisekosten zu sparen. Die Notarkosten dagegen entsprechen in etwa einer Präsenzbeurkundung.
zulässige Online Beurkundungen/ Beglaubigungen
Bei einer Online -Beurkundung kann der Gesellschaftsvertrag anstelle der bisherigen Präsenzbeurkundung gem. § 8 BeurkG vor einem Notar nunmehr vollständig auf elektronischem Wege im Rahmen einer Videokommunikation beurkundet werden. Die körperliche Anwesenheit der Beteiligten wird damit ersetzt durch die qualifizierte elektronische Signatur. Auch einstimmige Satzungsänderungen können mittlerweile mittels Videokonferenz durchgeführt werden.
Zudem ist es mittlerweile möglich, dass „sonstige Willenserklärung“, welche nicht notarieller Form bedürfen, ebenfalls im Onlineverfahren durchzuführen, wenn diese in der Niederschrift über die Beurkundung des Gesellschaftsvertrages aufgenommen werden.
Das Online-Verfahren ist zusammengefasst für folgende Fälle zugelassen:
- Gründungen einer GmbH (ohne Sacheinlagen),
- Anmeldungen zum Genossenschaftsregister (z.B. Anmeldung eines neuen Vorstandsmitglieds),
- Anmeldungen zum Partnerschaftsregister (z.B. Anmeldung eines neuen Partners),
- Sachgründungen einer GmbH,
- Änderungen eines GmbH-Gesellschaftsvertrags,
- Anmeldungen zum Vereinsregister,
- Online-Beurkundungen von (einstimmigen) Gesellschafterbeschlüssen zur Änderung des Gesellschaftsvertrags, einschließlich von Beschlüssen über Kapitalmaßnahmen (Erhöhungen oder Herabsetzungen des Stammkapitals), und zwar sowohl für Bar-Kapitalerhöhungen als auch für Kapitalerhöhungen mit Sacheinlage,
- Erweiterung des Online-Beglaubigungsverfahrens auch für Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG), Genossenschaften und Vereine,
- Errichtung einer notariellen Vollmacht zur Gründung einer GmbH im Online-Verfahren.
Details zur „GmbH- Online Gründung“
Gem. §2 III GmbHG kann explizit die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags mittels Videokommunikation gemäß den §§ 16a bis 16e des Beurkundungsgesetzes erfolgen, sofern andere Formvorschriften nicht entgegenstehen; dabei dürfen in den Gesellschaftsvertrag auch Verpflichtungen zur Abtretung von Geschäftsanteilen an der Gesellschaft aufgenommen werden.
Damit sind grundsätzlich Bargründungen von GmbHs im Wege des neuen notariellen Onlineverfahrens möglich. Es sind zudem bestimmte Arten der Sachgründung von GmbH´s zugelassen. Daneben wurde auch die Bargründung mit Sachagio möglich.
Im engen Zusammenhang stehen Dokumente, die nicht vom Notar beurkundet und beglaubigt werden, sondern lediglich von den Beteiligten zu unterzeichnen und an das Handelsregister zu übermitteln sind. Konkret betrifft dies die von den Geschäftsführern im Rahmen der GmbH-Gründung nach § 40 Abs. 1 GmbHG zu unterzeichnende Gesellschafterliste. Diesem praktischen Bedürfnis kommt § 8 Abs. 1 Nr. 3 GmbHG n.F. nach, der für die Gesellschafterliste die qualifizierte elektronische Signatur ausreichen lässt.
§ 2 Abs. 3 Satz 3 GmbHG n.F. ermöglicht es zudem, im Rahmen der GmbH-Gründung auch solche Willenserklärungen zu beurkunden, die nicht der notariellen Form bedürfen. Dahinter steht die Erwägung, dass Willenserklärungen, die auch formlos erklärt werden können, „erst recht“ in der höherwertigen Form der Beurkundung mittels Onlineverfahren errichtet werden können.
Als Folge können nicht beurkundungsbedürftige Gesellschaftervereinbarungen, wie etwa Stimmbindungsverträge oder Vereinbarungen zu Wettbewerbsverboten, mit in die Urkunde aufgenommen werden. Auch Unternehmensverträge können, soweit sie nicht beurkundungsbedürftig sind, mitbeurkundet werden – allerdings ohne die hierfür auch erforderlichen Zustimmungsbeschlüsse.
Soweit der eigentliche Abschluss einer Gesellschaftervereinbarung jedoch nach § 15 Abs. 4 Satz 1 GmbHG sowieso beurkundungspflichtig ist, scheidet eine Mitbeurkundung jedoch aus. Dies betrifft zum Beispiel Konstellationen, wo die Gesellschaftervereinbarung eine (unmittelbare) Abtretungsverpflichtung, etwa in Gestalt von Mitveräußerungspflichten oder Mitveräußerungsrechten, vorsieht oder bei der Änderung einer Gesellschaftervereinbarung, wenn die Änderung wesentliche Bestandteile des Verpflichtungsgeschäfts betrifft.
Gesellschaftervereinbarungen, die nach § 15 Abs. 4 Satz 1 GmbHG beurkundungspflichtige Abtretungsverpflichtungen enthalten, können somit auch künftig ausschließlich im Präsenzverfahren beurkundet werden.
Die gesellschafsrechtlichen Bestimmungen für die Errichtung einer GmbH bleiben weiterhin unverändert (z.B. die Höhe des Stammkapitals, Einlage zu mindestens 50%, Erfordernis einer beglaubigten GmbH-Satzung, Versicherung der Gesellschafter usw.).
Die Gründervollmacht
Bei der Gründung einer GmbH kann sich jeder Gründer durch Bevollmächtige vertreten lassen. Voraussetzung hierfür ist gemäß eine notariell errichtete oder beglaubigte Vollmacht, vgl. § 2 Abs. 2 GmbHG. Hintergrund ist die Notwendigkeit, die Identität des vertretenen Unternehmensgründers zweifelsfrei zu prüfen und nachzuweisen. Gem. §2 Abs. 2 GmbHG kann die Gründungsvollmacht ebenfalls online über die Videokonferenz erteilt werden. Dies spart Zeit, Kosten und Aufwand und bietet sich besonders dann an, wenn sich ein Gesellschafter im Ausland aufhält.
So erfolgt eine „Identitätsfeststellung“ beim Online Verfahren
Um das Onlineverfahren durchzuführen, müssen alle Parteien die notwendigen Hard- und Softwareanforderungen erfüllen und im Besitz der erforderlichen Identitätsnachweise sein. Dazu gehören folgende Medien:
- Computer mit Kamera, Mikrofon und ausreichender Internetverbindung,
- Smartphone mit NFC-Schnittstelle,
- Notar-App (online zum Download im Android oder Apple Store),
- Für Deutsche Staatsangehörige: Personalausweis mit eID und Reisepass oder Unionsbürgerkarte mit PIN und Reisepass.
Die Teilnahme am Verfahren erfordert eine Registrierung mit der eID-Funktion des Personalausweises, einer eID-Karte/Unionsbürgerkarte oder eines elektronischen Aufenthaltstitels und das Auslesen Ihres Lichtbilds aus dem Chip Ihres Reisepasses, Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels.
Es gelten für deutsche Staatsangehörige §18 PAuswG, für Angehörige anderer EU-Mitgliedstaaten §12 eID- Karte Gesetz und für Angehörige von Drittstaaten §78 V AufenthG.
Das Auslesen der eID und des Lichtbilds erfolgt über Ihr Smartphone (mit NFC-Funktion) mittels einer von der Bundesnotarkammer kostenfrei zur Verfügung gestellten App (Notar-App, iOS, Android). Die eigentliche elektronische Identitätsfeststellung durch den Notar erfolgt anhand der elektronisch übermittelten Lichtbilder nebst persönlichen Daten/ der qualifizierten elektronischen Identität.
Diese Voraussetzungen müssen bei allen Beteiligten des notariellen Online-Verfahrens vorliegen. Gibt es also mehrere Geschäftsführer oder Gesellschafter, müssen alle diese Kriterien erfüllen.
Schritte einer GmbH- Online Gründung
Im Folgenden sollen die einzelnen Schritte einer GmbH- Online Gründung dargestellt werden.
Schritt 1: Registrierung bei www.online.notar.de
Zunächst ist eine Registrierung bei der Bundesnotarkammer nötig. Hierzu ist eine Anmeldung bei www.online.notar.de erforderlich. Dort ist ein Nutzerkonto anzulegen, bei dem bereits angegeben werden muss, welcher Vorgang im Rahmen einer online Beurkundung vorgenommen werden soll. Es steht ein Tableau zur Verfügung, welche die maßgeblichen Varianten darstellt. Sodann sind die personenbezogenen Daten zu hinterlegen und mit einer gültigen E-Mail-Adresse zu verifizieren. Hierbei muss einer Telefonnummer hinterlegt und den dort geltenden Bestimmungen zugestimmt werden.
Schritt 2: eID-Daten einrichten / Signaturzertifikat beantragen/ notar App installieren
in einem zweiten Schritt ist sodann die elektronische ID anzumelden, auf deren Basis das Signaturzertifikat generiert werden kann. Hierzu sind ein Personalausweis mit eID-Funktion, ein Smartphone mit NFC-Technologie, ein Computer oder ein sonstiges Gerät mit Webcam und Mikrofon, ein stabiler Internetzugang erforderlich. Es muss eine PIN erstellt angelegt. Um das Nutzerkonto mit der eID zu verknüpfen, muss sodann die Notar App auf das entsprechende Smartphone installiert werden, mittels QR – Code oder direkt im Appstore des Dienstanbieters. Sodann wird das Signaturzertifikat erstellt. Dieses wird sodann erstellt, wobei der jeweilige Bearbeitzungsstand der Bearbeitung durch „beantragt“ und „erfolgreich erstellt“ erkennbar ist.
Schritt 2: Auslesen/ übermitteln und Prüfen der Gründungsunterlagen
Nach Registrierung und Anmeldung können die maßgeblichen Dokumente hochgeladen und im Vorfeld mit dem Notar ausgetauscht werden. Eine Korrektur ist aber auch noch während der Beurkundung möglich.
Schritt 3: die eigentliche Beurkundung
Nachdem der Notar den Termin zur Online Beurkundung festgelegt hat, erfolgt ein Login zum festgesetzten Zeitpunkt durch alle Beteiligte. Es werden sodann die Signaturen ausgelesen, die Person identifiziert und die finalen Vertragsunterlagen verlesen. Auch zu diesem Zeitpunkt noch Änderungen möglich, die durch alle Beteiligten nachverfolgt werden können. Den Abschluss bildet die Signatur von Gründungsunterlagen und Anmeldung. Die Gründung sodann abgeschlossen.
Die verlesene notarielle Urkunde / die Anmeldung wird mit einer elektronischen Signatur unterschrieben und kann dann via XNP zum Handelsregister eingereicht werden, was der Notar veranlaßt.
Welche Kosten fallen bei einer GmbH Online Gründung an?
Es gibt im Grunde keine erheblichen Unterschiede bzgl. der Kosten im Vergleich zu einer Direktgründung. Unternehmen online zu gründen, kostet also ebenso viel wie ein herkömmliches Notariatsverfahren.
Was bleibt gleich?
Die sonstigen Erfordernisse für die GmbH-Gründung, wie die Aufbringung des Stammkapitals in Höhe von EUR 25.000,00 sowie die Versicherungen der neu bestellten Geschäftsführer, werden jedoch nicht verändert. Auch im Wege der Online-Gründung bleibt es daher möglich, dass zunächst nur das hälftige Stammkapital eingezahlt wird.
Dr. – Ing. Sabine Haselbauer
Rechtsanwältin & Notarin
Fachanwältin für Bank- und Kapitalmarktrecht
MSc. Real Estate Management
Schillstraße 10, 10785 Berlin
Tel.: 030/ 609 44 309