Die Erstanmeldung eines Vorstandes bei einem Verein oder einer Organisation ist ein wichtiger Schritt, um die ordnungsgemäße Vertretung nach außen zu gewährleisten. Hier sind die wesentlichen Schritte, die beachtet werden müssen:
1. Vorbereitung der Unterlagen
Folgende Unterlagen werden in der Regel benötigt:
- Satzung des Vereins (ggf. mit Bestätigung der Eintragung ins Vereinsregister).
- Protokoll der Gründungsversammlung oder der Versammlung, in der der Vorstand gewählt wurde.
- Das Protokoll muss von der Versammlungsleitung und dem Protokollführer unterzeichnet sein.
- Vorstandsmitgliederliste, die Namen, Adressen und Funktionen der gewählten Personen enthält.
- Einverständniserklärungen der Vorstandsmitglieder zur Übernahme des Amts.
- Ggf. eine notarielle Beglaubigung der Unterschriften (abhängig von der Rechtsordnung und den Anforderungen des zuständigen Amtsgerichts).
2. Anmeldung beim Vereinsregister
Die Anmeldung erfolgt beim zuständigen Amtsgericht in der Abteilung für Vereinsregister. Dabei ist Folgendes zu beachten:
- Die Anmeldung muss in notariell beglaubigter Form erfolgen.
- Der Vorstand meldet die Eintragung in der Regel gemeinsam an.
3. Prüfung durch das Amtsgericht
Das Amtsgericht prüft die vorgelegten Unterlagen. Nach erfolgreicher Prüfung wird der Vorstand ins Vereinsregister eingetragen.
4. Bekanntmachung der Eintragung
Die Eintragung wird offiziell bekannt gemacht (meist über das elektronische Register oder in einem Amtsblatt)
Muster einer Vereinssatzung
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§ 1 Name, Sitz und Geschäftsjahr
- Der Verein führt den Namen „[Name des Vereins]“ und soll in das Vereinsregister eingetragen werden. Nach der Eintragung lautet der Name „[Name des Vereins] e. V.“.
- Der Sitz des Vereins ist [Ort].
- Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.
§ 2 Zweck des Vereins
- Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung.
- Zweck des Vereins ist [z. B. die Förderung von Sport, Kultur, Bildung, etc.].
- Der Verein ist selbstlos tätig und verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke.
§ 3 Mitgliedschaft
- Mitglied des Vereins kann jede natürliche oder juristische Person werden, die die Ziele des Vereins unterstützt.
- Die Mitgliedschaft wird durch eine schriftliche Beitrittserklärung erworben.
- Die Mitgliedschaft endet durch Austritt, Ausschluss oder Tod. Der Austritt ist schriftlich gegenüber dem Vorstand zu erklären.
- Über den Ausschluss eines Mitglieds entscheidet der Vorstand.
§ 4 Beiträge
- Die Mitglieder zahlen Mitgliedsbeiträge, deren Höhe und Fälligkeit von der Mitgliederversammlung beschlossen werden.
- Der Vorstand kann in begründeten Fällen Beiträge stunden oder erlassen.
§ 5 Organe des Vereins
- Die Organe des Vereins sind:
- Die Mitgliederversammlung
- Der Vorstand
a) Die Mitgliederversammlung
- Die Mitgliederversammlung ist das oberste Organ des Vereins. Sie findet mindestens einmal jährlich statt.
- Aufgaben der Mitgliederversammlung sind unter anderem:
- Wahl und Entlastung des Vorstands
- Beschlussfassung über Satzungsänderungen und Vereinsauflösung
b) Der Vorstand
- Der Vorstand besteht aus [z. B. dem/der Vorsitzenden, dem/der Stellvertreter:in, dem/der Schatzmeister:in].
- Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung für die Dauer von [z. B. zwei] Jahren gewählt. Wiederwahl ist zulässig.
- Der Verein wird gerichtlich und außergerichtlich durch [z. B. den/die Vorsitzende/n und ein weiteres Vorstandsmitglied gemeinsam] vertreten.
§ 6 Satzungsänderungen
Satzungsänderungen können nur durch die Mitgliederversammlung mit einer Mehrheit von [z. B. zwei Dritteln] der anwesenden Mitglieder beschlossen werden.
§ 7 Auflösung des Vereins
- Die Auflösung des Vereins kann nur durch eine Mitgliederversammlung mit einer Mehrheit von [z. B. drei Vierteln] der anwesenden Mitglieder beschlossen werden.
- Bei Auflösung des Vereins fällt das Vermögen an [z. B. eine gemeinnützige Organisation], die es unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige Zwecke zu verwenden hat.
§ 8 Inkrafttreten
Diese Satzung tritt mit der Eintragung in das Vereinsregister in Kraft.
Ort, Datum, Unterschriften
Ort, Datum der Gründung
Unterschrift der Gründungsmitglieder